De perseguir firmas por correo a aprobar facturas en un clic
En La Sevillana cada factura de proveedor se perdía entre reenvíos y nadie sabía quién la tenía detenida. Hoy llega sola, el responsable la aprueba desde el celular y tesorería sabe qué pagar cada día: menos tiempo persiguiendo aprobaciones, cero facturas perdidas y proveedores pagados a tiempo.
- Aprueban desde el celular
- Ninguna factura se pierde
- Pagos a tiempo
- Listo para auditoría
Horas, no días
Para aprobar una factura
Le llega al aprobador apenas entra, con recordatorio a las 7 a. m. y 2 p. m.
0
Facturas perdidas en el correo
Todas entran solas a un solo lugar, con su PDF.
1 clic
Para aprobar
Desde el correo o el celular, sin instalar nada.
+1.300
Facturas gestionadas
Con su historial completo, listas para contabilidad.
La Sevillana —restaurantes y carnicerías en Cali— compra todos los días a decenas de proveedores. Cada compra trae una factura que alguien debe revisar, autorizar y pagar a tiempo.
AntesFacturas regadas en dos correos
Todas entran solas a un mismo lugar
AntesReenviar el PDF y esperar respuesta
El aprobador decide con un clic, desde el celular
Antes«¿Esta ya la aprobaron?» por WhatsApp
Cada factura muestra en qué paso va y quién la tiene
AntesVencimientos que se descubrían tarde
Calendario de pagos con cada factura en su día
AntesReportes armados a mano para contabilidad
Reporte en Excel en un clic
- Tus facturas llegan a varios correos y alguien las reenvía a mano.
- Para saber si algo ya se aprobó hay que preguntar.
- Te enteras de un vencimiento cuando el proveedor ya está llamando.
- Contabilidad pierde días armando reportes a fin de mes.
De la primera visita al sistema que usan todos los días.
Abre cada fase para ver qué hicimos y qué quedó.
01Diagnóstico y análisisAntes de proponer software fuimos a las sedes y seguimos una factura de punta a punta para ver dónde se perdía el tiempo.
Qué hicimos
- Visitas a las sedes y entrevistas con compras, contabilidad y quienes aprueban
- Seguimiento de una factura real, con sus tiempos muertos
- Inventario de los correos y hojas de cálculo en uso
Qué quedó
- Mapa del proceso tal como ocurre de verdad
- Cuellos de botella priorizados por lo que cuestan en días
02Levantamiento de informaciónPusimos por escrito quién aprueba cada proveedor y en qué orden: una regla que solo vivía en la cabeza de tres personas.
Qué hicimos
- Levantamiento proveedor por proveedor de quién debe aprobar
- Acuerdo clave: aprobar sin instalar ninguna aplicación
Qué quedó
- Reglas de aprobación claras para cada proveedor
- Correo de aprobación con botones de aprobar y rechazar
El aprobador decide desde el correo: un clic y la decisión queda registrada. 03Diseño de la soluciónDefinimos cómo debía funcionar el sistema para que ninguna factura saliera a firma sin estar revisada.
Qué hicimos
- Los pasos por los que pasa una factura, de recibida a pagada
- Un checklist que compras revisa antes de enviarla a firma
- Qué puede hacer cada persona según su rol
Qué quedó
- Un orden de firma que se cumple solo: nadie aprueba antes de su turno
- Revisión obligatoria antes de aprobar
04Construcción y desarrolloConstruimos la plataforma: las facturas entran solas desde el correo y el equipo las revisa, aprueba y consulta desde el navegador.
Qué hicimos
- Las facturas del correo entran solas al sistema, con su PDF
- Revisión de compras con checklist y centro de costo
- Proveedores y aprobadores administrados desde el mismo lugar
Qué quedó
- Plataforma web, sin instalar nada
- Cada factura aprobada queda con su sello y su historia
Compras libera con checklist y centro de costo; recién ahí se avisa a los aprobadores. 05Puesta en marchaArrancamos con datos reales y acompañamos al equipo hasta que nadie quiso volver al correo.
Qué hicimos
- Carga de proveedores y reglas de aprobación
- Acompañamiento a compras y aprobadores en las primeras semanas
- Recordatorios automáticos de lo pendiente a las 7 a. m. y 2 p. m.
Qué quedó
- Los dos negocios operando en la plataforma
- Aprobaciones desde el celular
El aprobador no necesita computador. 06Mejora continuaEl sistema sigue creciendo: hoy también organiza los pagos, los reportes y la auditoría.
Qué hicimos
- Calendario de pagos con cada vencimiento
- Reportes en Excel para contabilidad
- Registro de cada decisión: quién la tomó y cuándo
Qué quedó
- Tesorería sabe qué pagar cada día
- Auditoría lista sin buscar en correos
Cada factura cae en el día en que se planea pagarla.
Cuéntanos tu problema
Primera conversación sin costo: entendemos el problema, proponemos un enfoque y te decimos si nosotros somos el equipo indicado.